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Objetivo

O objetivo deste tópico é criar uma estrutura que viabilize o gerenciamento da incubadora. Esta estrutura deve prever funções que permitam realizar adequadamente os dois grupos de atividades geralmente envolvidos em uma incubadora:

• atividades relacionadas à operação da incubadora como uma entidade independente (um negócio) e
• atividades que possibilitem o desenvolvimento das empresas incubadas.

A estrutura de gestão de uma incubadora, conforme ressalta Pires (2003), "é normalmente composta de três níveis gerenciais:

• Board of Directors: também conhecido como Executive Council, Technical Council, Guidance Council; Curator Council ou Deliberative Council, este conselho possui representantes de cada uma das entidades que participaram de sua criação e/ou auxiliam em sua operacionalização, fornecendo apoio econômico e/ou financeiro.
• Incubator Management: este nível inclui o presidente ou diretor da incubadora, o gerente e todo o seu staff, o que pode incluir a secretária, mentores e tutores.
• Consultant Committee: são consultores especializados que auxiliam o gerente no seu papel de orientação às empresas."

Fatores Críticos

Na concepção da estrutura organizacional da incubadora é importante definir a responsabilidade de cada função. Em geral, o que se observa nas incubadoras é a seguinte definição de responsabilidades:

• Board of Directors: dentre as responsabilidades deste conselho pode-se destacar, conforme propõem Rice e Mathews (in PIRES, 2003, p. 07):

                  o Desenvolver e melhorar um plano estratégico para as políticas da incubadora;

                  o Desenvolver políticas que levem em consideração a operação da equipe e o papel do presidente;

                  o Controlar as relações externas da equipe;

                  o Apoiar os negócios da incubadora;

                  o Apoiar o desenvolvimento das empresas incubadas.

• Incubator Management: geralmente conta com presidente, gerente e secretária, com as seguintes responsabilidades:

                o Presidente: esta função possui um papel político e estratégico para a incubadora, incluindo a interação com diferentes instituições, criação/ampliação da rede de contatos e o monitoramento do crescimento e da consolidação da incubadora.

               o Gerente: atua diretamente em contato com as empresas incubadas, sendo o responsável direto pelo acompanhamento da evolução destas empresas. Em função disso, grande parte do sucesso (ou fracasso) de uma incubadora pode ser creditada à atuação do gerente. Geralmente, as funções do gerente incluem:

- gerenciamento do edifício;

- manutenção de serviços compartilhados;

- gerenciamento da equipe;

- gerenciamento do marketing das empresas incubadas;

- gerenciamento da contabilidade e finanças da incubadora;

- compras e contratação de serviços de terceiros;

              o Secretária: além de fornecer apoio operacional ao gerente, a secretária é responsável pelo atendimento do público externo à incubadora.

              o Mentores/Tutores: em algumas incubadoras, as empresas incubadas são orientadas por empreendedores que já criaram suas próprias empresas de sucesso.

• Consultant Committee: é importante que a incubadora conte com um grupo variado de profissionais, de forma que todas as necessidades dos incubados possam ser satisfeitas. Em função da grande diversidade de profissionais, o mais comum é que eles não façam parte da equipe de gestão da incubadora, mas sim sejam contratados a partir de uma necessidade específica.

Responsáveis

A organização da estrutura gerencial deve ser elaborada pela equipe responsável pela criação da incubadora. Em função da importância deste tópico, as instituições participantes do projeto devem atuar ativamente na definição da estrutura organizacional da incubadora.

Resultados

O resultado deste tópico é a definição clara de todas as funções que existirão na incubadora. Com isso, é possível dimensionar o tamanho e as características básicas da equipe.