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Objetivo

O planejamento é o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. Permite o acompanhamento do desempenho da incubadora pela análise das metas, objetivos, estratégias e dos rumos que a organização deve tomar para obter resultados positivos. O processo de planejamento deve responder a três questões básicas:

• por que o negócio vai dar certo;
• como o objetivo será alcançado; e
• quando a incubadora alcançará a auto-sustentabilidade.

O planejamento é essencial para a incubadora tendo em vista as seguintes finalidades:

• fundamentar a tomada de decisão quanto à implantação da incubadora;
• ter em mãos um plano técnico para estabelecer e operacionalizar a incubadora;
• estabelecer os rumos da incubadora, com suas estratégias presentes e futuras;
• divulgar e promover a incubadora;
• atrair empreendedores;
• atrair instituições parceiras;
• obter apoio financeiro.

Há necessidade de se criar incubadoras?

Sim, segundo Chinsomboon, em Incubators in the New Economy (1990), há a necessidade de se criar incubadoras de empresas por elas terem diversas funções. Durante o processo de constituição, as incubadoras podem fornecer um conjunto de serviços em benefício de sua própria organização, incluindo:

• captação de negócios, potencialmente bem-sucedidos, ainda não aproveitados pelas incubadoras de projetos;
• facilitar a criação de idéias(idealização);
• alavancar a oferta de produtos e serviços;
• acelerar o processo de implantação;
• fornecer mais recursos administrativos;
• oferecer mais suporte que uma incubadora de projetos normal;
• permitir o acesso de especialistas em marketing, recursos humanos, operacionalização, suporte técnico, gerenciamento, estratégia, desenvolvimento de negócio, financiamentos e outros;
• facilitar o desenvolvimento de novos negócios e de parcerias;
• ajudar na captação de clientes; e
• facilitar o processo de captação de recursos financeiros, no início e em etapas futuras.  

De acordo com Lalkaka & Abetti, em Business Incubation and Enterprise Support Systems in Restructuring Countries (1999), "os fatores-chave que contribuem para um resultado satisfatório em termos econômicos, sociais e políticos de uma nova incubadora de empresas" são divididos em quatro fases: o processo de preparação do planejamento da incubadora, durante o seu processo de implantação, o início da operacionalização da incubadora e na sua forma de sustentabilidade. Resumindo essas necessidades-chave para o sucesso, temos:

No processo de preparação:

• pesquisas de reconhecimento das áreas selecionadas;
• consultores locais familiarizados com as condições locais;
• cautelosa identificação de um forte patrocinador que se responsabilize pela implantação;
• determinação de questões relacionadas a viabilidade, análises das particularidades do grupo de empreendimentos das empresas incubadas em potencial , de contatos com universidades, da oferta de serviços, a disponibilidade de espaço físico adequado e de uma estimativa de fuxo de caixa;
• acordos com agências governamentais.

No processo de implantação:

• um forte quadro de diretores apoiados por um grupo de conselheiros;
• um profissional da área jurídica para a incubadora;
• uma seleção cuidadosa dos gerentes, propiciando a eles treinamentos internos e externos e uma remuneração adequada;
• projetar os negócios técnicos e o mercado em potencial das empresas incubadas;
• austeridade no uso dos recursos financeiros em reformas das instalações físicas e de móveis; e
• campanhas promocionais para adquirir o apoio da comunidade.

O início da operacionalização da incubadora requer:

• que as empresas incubadas possam usufruir dos benefícios da infra-estrutura de forma justa e igualitária;
• o envolvimento do setor privado;
• programas contínuos de treinamentos para o desenvolvimento de habilidades gerenciais da diretoria da incubadora e das empresas incubadas;
• vínculos a outros programas de Pequenas e Médias Empresas; e
• o intercâmbio de informações e formas de gerenciamento.

O Processo Operacional de Sustentabilidade da Incubadora pede:

• proatividade na busca de oportunidades de negócios;
• formas criativas de se aumentar os recursos financeiros;
• uma avaliação objetiva da experiência da incubadora e replicá-la como garantia; e
• estabilidade política, uma política macroeconômica e uma estrutura regulamentadora que promova o empreendedorismo.     

Segundo Albert e Gaynor, em National Contexts, Incubator Families and Trends in Incubation - Views from Four Countries, há uma série de fatores que podem impactar o tipo de incubadora planejada. Por isso, o processo de planejamento deve exigir uma revisão conforme proposto a seguir:

Fatores Críticos

• Planejamento estratégico
• Plano de negócios 

Responsáveis

Lideranças envolvidas com a idéia inicial da incubadora.

Indicadores e Metas

• Tempo e custo para desenvolvimento do plano de negócios e do Plano Estratégico.
• Recursos captados e apoio político conquistado por meio do planejamento da incubadora.

Resultados

Plano de negócios e plano estratégico desenvolvidos de forma clara e objetiva.