Gestão do Planejamento, Acompanhamento e Avaliação

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Objetivo

O processo de planejamento, acompanhamento e avaliação consiste na elaboração dos planos estratégicos e de negócios da incubadora, bem como na revisão/atualização e avaliação dos resultados. Esta é uma parte imprescindível no processo de gerenciamento estratégico, pois permitirá que a inubadora possa, a todo tempo, medir seus resultados e, quando necessário, corrigir seus rumos e alterar as estratégias em função das mudanças e tendências do mercado.

Fatores Críticos

O processo de planejamento, acompanhamento e avaliação, compreende as seguintes etapas:

1. Preparação do planejamento estratégico e do plano de negócios da incubadora: assim como nas empresas, a prinicpal ferramenta de gestão da incubadora é o estudo de viabilidade e o plano de negócios. O estudo de viabilidade tem maior aplicabilidade no momento de implantação e constituição da incubadora. Já o plano de negócios é uma ferramenta de uso contínuo, pois constitui-se no vetor que orienta as ações estratégicas da incubadora.
2. Atualização do plano de negócios: como principal ferramenta de gestão, o plano de negócios, para que seja eficaz, deve ser constantemente monitorado, de forma que as atualizações e mofidicações, para adequá-lo às necessidades e perspectivas do mercado, sejam feitas rapidamente, de modo a manter a competitividade da incubadora no atendimento às empresas. A realidade da incubadora no momento da implantação passa a ser diferente quando ela comeca a operar efetivamente. Assim, os planos de ação precisam ser atualizados, tendo como premissas os levantamentos de necessidades e interesses junto aos clientes (empresas incubadas). A atualização deverá ser feita periodicamente, se possível a cada quatro ou seis meses. No mínimo, o plano de negócios deve ser atualizado anualmente.
3. Acompanhamento e avaliação: uma vez definidas as estratégias e ações da incubadora, faz-se necessário desenvolver procedimentos operacionais que permitam acompanhar, avaliar e controlar a implementação do plano. Para isso, recomenda-se estabelecer padrões percentuais que comparem o que foi realizado com o que foi previsto, verificando os índices obtidos. Essas comparações devem ser periódicas, preferencialmente mensais, para que se possa controlar o processo em todas as suas etapas. Faz-se necessário também, para garantir o sistema de avaliação e controle, o desenvolvimento de indicadores de desempenho. Esses indicadores devem fornecer informações quantitativas e/ou qualitativas que, quando comparadas às metas ou padrões preestabelecidos como desejáveis, venham apontar se as atividades que ora estão sendo desenvolvidas encontram-se alinhadas ou se necessitam de correções. Em particular nas incubadoras, a definição dos critérios de avaliação e indicadores de desempenho depende basicamente de uma consulta a seus stakeholders com a finalidade de determinar quais os indicadores de desempenho que devem ser adotados para satisfazer suas expectativas. Isso nem sempre é um processo fácil, pois as incubadoras normalmente possuem um número relativamente grande de entidades promotoras, e nem sempre seus interesses são convergentes, razão para que muitas vezes a incubadora defina seus próprios indicadores.

       Dica: Uma incubadora bem administrada consegue demonstrar, para seus parceiros e para a comunidade, com transparência e através de dados quantitativos e qualitativos, seus resultados.

Responsáveis

Gestores e equipe técnica da incubadora.

Indicadores e Metas

Ter um plano de negócios desenvolvido e estar acompanhando as tendências de mercado.

Resultados

Conhecimento do desempenho da incubadora e das necessidades de mudanças nas estratégias e objetivos no curto e longo prazo.