O Conselho da Incubadora

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Objetivo

Ciente do papel determinante que profissionais qualificados desempenham em qualquer organização ou empresa de sucesso, é importante ver como esse conceito central se sobrepõe no setor de incubação de empresas, mostrando as características, os perfis, as responsabilidades e a composição do conselho da incubadora, assim como sua relação com os interessados, os mentores e as redes de consultores.

Por exemplo, Meeder cita o caso que data do período de 1991-1992, durante a execução de um programa de treinamento para gerentes de incubadora, da Associação Norte Americana de Incubadoras- NBIA, envolvendo mais de 240 pessoas dos Estados Unidos e do Canadá. Em uma pesquisa realizada durante o evento, observou-se que um grande número de gerentes citou suas diretorias como o problema mais urgente. Muitos desses participantes descreveram situações que eram sérias o bastante para ameaçar a viabilidade de seus programas. Se essa amostra for representativa para o setor de incubadora de empresas como um todo, pode-se concluir que a relação entre o gerente e a direção é um fator de crucial importância para a gestão da incubadora. Assim sendo, é importante olhar esse tópico mais de perto.

O Conselho Executivo, também conhecido como Conselho Técnico, Conselho Orientador, Conselho Curador, Conselho Deliberativo ou Diretoria, é composto por representantes da entidade de gerência e os parceiros participantes da incubadora que forneceram os recursos necessários para fazer o empreendimento funcionar, compreendendo tanto recursos financeiros como materiais. O Conselho tem a tarefa de definir as políticas da incubadora, elaborando o planejamento estratégico, avaliando o desempenho e propondo melhorias ou alterações, como demandado pelos serviços da incubadora. Outras responsabilidades do Conselho envolvem a definição dos critérios e parâmetros para seleção dos negócios candidatos à admissão na incubadora; supervisão gerencial e solução das questões administrativas que estão além do alcance da gerência (Medeiros et alii).

Segundo Greco, a diretoria também “desempenha papel chave para recomendar, analisar a aprovar as empresas para inclusão nas dependências da incubadora”. Dornelas enfatiza o fato de que as atividades do Conselho ou da Diretoria envolvem a procura de novas linhas de crédito, a busca por novos parceiros e o desenvolvimento da rede de contatos.

Greco enfatiza, dentre as regras de ouro a serem seguidas na gestão da incubadora, que “as diretorias são, de forma geral, responsáveis pelo desenvolvimento de política e não por operações diárias, que são deixadas para o gerente da incubadora. A burocracia, no caso de incubadoras patrocinadas pelo governo, deve ser mantida ao mínimo possível”.

Wolfe apresenta um estudo onde o tamanho e a composição da Diretoria devem refletir as necessidades das incubadoras nos diversos estágios de desenvolvimento. “Inicialmente, a diretoria devem ter o mínimo de membros necessários para desempenhar seu papel de prestar suporte estratégico ao diretor ou ao presidente da incubadora. Contudo, é importante calcular o tempo que será necessário para o diretor e os funcionários darem apoio a cada membro adicional, em comparação aos benefícios que a pessoa pode oferecer à incubadora e a seus clientes. Em qualquer incubadora bem sucedida, a diretoria será composta por pessoas com diversas características e habilidades”.

O Presidente do Conselho da Incubadora

Segundo Rice e Matthews, “apesar das dificuldades que os patrocinadores e os funcionários podem ter que enfrentar na escolha do presidente, essa é uma das tarefas mais importantes que eles têm”.

Os autores também indicam que o presidente do conselho deve ser uma pessoa que:

• Seja ativo em seu papel de dar suporte às atividades empreendedoras;
• Reconheça cada tarefa como um meio de realizar a missão central;
• Tenha capacidade de enfrentar os desafios do processo inicial;
• Seja capaz de lidar com o desenvolvimento de uma incubadora e de empresas incubadas bem sucedidas; e
• Esteja pronto a ajudar os empresários a obterem os recursos necessários para seu crescimento.

O presidente do conselho também é responsável por:

• representar o conselho da incubadora;
• dirigir o trabalho do conselho da incubadora, observando o estatuto da incubadora;
• convocar e liderar as reuniões do conselho da incubadora; e
• observar as decisões do conselho da incubadora e assegurar que as mesmas sejam obedecidas.

Fatores Críticos

• Identificar os principais parceiros e convidá-los para fazerem parte do conselho. Sally Hayhow aconselha em “How to Have the Best Board of Directors” (Como ter a Melhor Diretoria) que o membro do conselho seja escolhido em cada área onde a incubadora tenha necessidades e uma expectativa de mudança da situação. À medida que o negócio vai amadurecendo, a incubadora pode precisar mudar a composição de seus conselhos. Segundo Rice e Mathews, um bom começo pode ser ter “líderes/campeões comprometidos com o sucesso do setor de incubação de negócios, formadores de rede, profissionais do ramo imobiliário e de operações de negócios, prestadores de assistência a negócios, empresários, profissionais de avaliação de produto / serviços”. Veja o guia Identificação de financiadores.
• Estabelecer uma missão clara e um estatuto. Com isso evita-se a interferência na gestão e objetivos divergentes entre os próprios membros do conselho e os gerentes. Também se cria e esclarece os procedimentos internos da incubadora. Veja o guia Planejamento estratégico.
• Definir reuniões regulares do conselho. A definição prévia de uma agenda regular (pode ser anual, semestral ou trimestral) permite que os membros do conselho (ou o conselho assessor) se planejem com antecedência, evitando ausências ou atrasos. Além disso, a agenda prévia permite um melhor planejamento e acompanhamento das atividades, uma vez que os membros do conselho já estarão cientes dos principais itens a serem discutidos nas reuniões.
• Estar pronto para remover os membros do conselho ineficientes. Hayhow sugere que a incubadora tenha “durações alternadas e, em alguns casos, limites de duração. Para a duração alternada, os membros do conselho do primeiro ano  determinam quem será membro de um, dois ou três anos. A partir de então, há uma rotatividade bem constante”. Ela também menciona a possibilidade de ter membros específicos do conselho totalmente responsáveis por uma tarefa específica.

Responsáveis

Gerentes da incubadora ou/e diretor da Incubadora.

Indicadores e Metas

• Definição do sistema de gestão da incubadora
• Definição dos modelos de avaliação de desempenho.
• Aumento no número de projetos analisados pelo conselho.

Resultados

Ter um conselho da incubadora pró-ativo, que ajude a definir a visão estratégica da incubadora e conduza adequadamente a gestão com foco em resultados, desempenho e eficácia.