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Este artículo plantea paso a paso el proceso para evaluar la fuente de fondos mas adecuada para la incubadora o para las empresas incubadas, y como es la mejor forma de proceder en cada caso para acceder a los fondos.

Propósito - Función

Establecer una estrategia clara, objetiva y eficaz para identificar, establecer relaciones y negociar con entidades que promueven el desarrollo y proporcionan financiamiento y fondos de inversión que puedan contribuir al desarrollo de la incubadora o de las empresas incubadas.

Etapas - Factores Críticos

• Proyectos potenciales: análisis detallado del plan de negocio de la incubadora y su plan estratégico, apuntando a identificar los elementos principales que requieren fondos y podrían atraer el interés de agencias involucradas en la recaudación de fondos y el financiamiento. El resultado de esta etapa es una lista de proyectos potenciales que podrían ser la meta de un proyecto recaudador de fondos.

o        Responsable: Director de la incubadora

• Socios potenciales: identificación de entidades con potencial para patrocinar, financiar o invertir en el proyecto en cuestión, caracterizando sus objetivos principales y modalidad de operación, así como una persona de contacto. Este sondeo debería llevarse a cabo especialmente a través de Internet y a través de contactos con socios que ya tengan experiencia en este campo en particular.
• Estudio detallado: análisis detallado de información sobre proyectos ya apoyados por las entidades detectadas, con el propósito de identificar prioridades de apoyo y las oportunidades reales de captar fondos para la  incubadora.

o        Responsables: equipo técnico

• Análisis y pasos a seguir: análisis de la información recabada para decidir si existe la posibilidad de presentar y aprobar una propuesta de financiamiento, y fijación de los pasos siguientes.

o        Responsables: director de la incubadora y equipo técnico

• Resumen de propuesta: preparación de un perfil de proyecto de captación de fondos, estableciendo claramente el concepto del proyecto, sus principales beneficios y requisitos.

o        Responsables: director de la incubadora y equipo técnico.

• Primer abordaje: acercarse a la entidad de apoyo, apuntando a establecer un primer contacto y definir el proceso de negociación. Los responsables del área a la cual el proyecto estaría afectado son los que deberían proceder a este acercamiento, interviniendo si posible socios estratégicos potenciales para establecer un canal de comunicación apropiado.

o        Responsables: director de la incubadora y equipo técnico

• Preparación de la propuesta: si el primer contacto fue exitoso y se confirmó el apoyo potencial al proyecto, se procede a la etapa de preparación de una propuesta detallada, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad de apoyo.
• Proceso de análisis: una vez completada la propuesta, comienza un proceso de análisis, defensa, negociación y aprobación.  El tiempo que lleve esta etapa dependerá de los procedimientos de la entidad de apoyo para la evaluación y eventual aprobación del proyecto, y requerirá toda la atención y disponibilidad del proponente.
• Fase de contratación: en el contrato deberán definirse con claridad las responsabilidades, agendas/programas, asuntos relacionados a la propiedad industrial, desembolsos financieros, etc.
• Ejecución: una vez firmado el contrato empieza la fase de ejecución, la cual debe abarcar el proceso completo de: control, seguimiento y evaluación por parte de la entidad de apoyo.

Responsables

• Director de la incubadora 
• Equipo técnico
• Socios estratégicos.

Indicadores y Metas

• Número de propuestas de captación de fondos aprobadas.
• Número de propuestas de captación de fondos presentadas.
• Cantidad de fondos obtenidos.
• Monto de lo que se invirtió para llevar a cabo las actividades de recaudación de fondos.

Resultados

Recaudación de fondos en el marco de etapas definidas, en áreas de inversión de interés para la incubadora y en términos financieros aceptables.