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El directorio de la incubadora juega un rol fundamental en la conducción de la misma. Este artículo resalta las mejores prácticas o acciones para designar los miembros del directorio y definir los roles y obligaciones de ellos

Propósito - Función

Teniendo presente el papel determinante que los profesionales experimentados en gestión desempeñan en cualquier organización o empresa exitosa, es importante ver cómo este concepto central se extiende al sector de incubadoras, indicando características,  perfiles,  responsabilidades y composición del directorio de la incubadora, así como sus relaciones con los interesados, los patrocinadores y las redes de consultores.

A modo de ejemplo, Meeder cita un caso que data del período 1991-1992 y que surgió durante la ejecución de un programa de capacitación para gerentes de incubadoras, organizado por la Asociación Norteamericana de Incubadoras-NBIA. Había más de 240 participantes de Estados Unidos y Canadá. En una encuesta realizada durante el evento, se observó que un gran número de gerentes citaba a sus consejos directivos como el problema más apremiante. Muchos de los participantes describieron situaciones suficientemente serias como para amenazar la viabilidad de sus programas. Si esta muestra fuera representativa del sector de incubadoras de empresas en su conjunto, se podría concluir que la relación entre el gerente y la junta directiva es un factor fundamental para la gestión de la incubadora. Siendo así, es importante seguir y observar este tema más de cerca.

El consejo ejecutivo, también conocido como consejo técnico, consejo orientador, consejo deliberativo o directorio, está compuesto por representantes de la entidad de gerencia (la operadora de la incubadora) y de los socios que proporcionaron los recursos financieros y materiales necesarios para poner en marcha el  emprendimiento. El consejo tiene como tareas: definir las políticas de la incubadora, elaborar el plan estratégico, evaluar el desempeño y proponer mejoras o cambios según lo exijan los servicios de la incubadora. Otras responsabilidades del consejo incluyen la definición de los criterios y parámetros para la selección de las empresas candidatas a la incubadora, la supervisión gerencial y la solución de cuestiones administrativas que estén fuera del ámbito de la gerencia (Medeiros et al.).

Según Greco, el directorio también “desempeña un papel clave para recomendar, analizar y aprobar las empresas a incluirse en las dependencias de la incubadora”. Dornelas enfatiza el hecho que las actividades del consejo o directorio incluyen la búsqueda de nuevas líneas de crédito, la búsqueda de nuevos socios y el desarrollo de la red de contactos.

Greco resalta, entre otras reglas de oro de la gestión de la incubadora, que “los consejos directivos son generalmente responsables del desarrollo de políticas y no de las operaciones diarias, que son dejadas en mano del gerente de la incubadora. La burocracia, en el caso de incubadoras patrocinadas por el gobierno, debe mantenerse al mínimo posible”.

Wolfe presenta un estudio que muestra que el tamaño y la composición del consejo directivo deben reflejar las necesidades de las incubadoras en las diversas etapas de su desarrollo. “Inicialmente, la junta directiva debe tener el mínimo de miembros necesarios para desempeñar su papel de prestar apoyo estratégico al director o al presidente de la incubadora. Sin embargo, es importante calcular el tiempo que requerirán el director y el equipo técnico para dar apoyo a cada miembro adicional, en comparación con los beneficios que la persona puede ofrecer a la incubadora y sus clientes. En cualquier incubadora exitosa, el consejo directivo estará compuesto por personas con diversas características y habilidades”.

El presidente del consejo de la incubadora

Según Rice y Matthews, “a pesar de las dificultades que los patrocinadores y el equipo técnico  puedan tener que enfrentar al escoger al presidente, esa es una de sus más críticas tarea”.

Los autores también sugieren que el presidente del consejo sea una persona que:

• Sea activa en su papel de apoyar las actividades emprendedoras;
• Reconozca cada tarea como un medio para alcanzar la misión central;
• Tenga capacidad para enfrentar los desafíos del proceso inicial;
• Sea capaz de manejar el desarrollo de una incubadora y empresas incubadas muy exitosas; y
• Esté preparado para ayudar a los empresarios a encontrar los recursos necesarios para su crecimiento.

El presidente del consejo también es responsable de:

a) Representar al consejo de la incubadora;

b) Dirigir el trabajo del consejo de la incubadora, respetando el estatuto de la incubadora;

c) Convocar y liderar las reuniones del consejo de la incubadora; y

d) Cumplir con las decisiones del Consejo y asegurar que las mismas sean obedecidas.

Etapas - Factores Críticos

• Identificar los principales socios e invitarlos a formar parte del consejo. Sally Hayhow aconseja en “How to Have the Best Board of Directors” (Cómo tener el mejor directorio) que los miembros del consejo sean seleccionados de cada área en que la incubadora tiene necesidades y expectativas de cambio. A medida que el negocio vaya madurando, la incubadora puede precisar cambiar la composición de su consejo. Según Rice y Matthews, un buen comienzo podría consistir en tener “líderes/campeones comprometidos con el éxito del sector de incubación de negocios, formadores de redes, profesionales del ramo inmobiliario y de operaciones de negocios, prestadores de asistencia a negocios, empresarios, profesionales en inversiones, profesionales de la evaluación de productos/ servicios”. Vea la Guía de identificación de involucrados.
• Establecer una misión clara y un estatuto. Con esto se evita la interferencia en la gestión y los objetivos divergentes entre los propios miembros del consejo y los gerentes. Esto también crea y aclara los procedimientos internos de la incubadora.
• Definir reuniones regulares del consejo. La definición previa de una agenda regular (anual, semestral o trimestral) permite que los miembros del consejo (o el consejo asesor) programen su participación con tiempo, evitándose así ausencias y atrasos. Además, la agenda previa permite un mejor planeamiento y seguimiento de las actividades al estar enterados los miembros del consejo de los temas principales que se discutirán en las reuniones.
• Estar dispuesto a remover del cargo a los miembros ineficientes del consejo. Hayhow sugiere “duraciones alternadas y, en algunos casos, límites de duración en el cargo. Para la duración alternada, los miembros del consejo del primer año determinan por sorteo quien será miembro por uno, dos o tres años. A partir de entonces, habrá una rotación bastante constante”. Ella también menciona la posibilidad de tener ciertos miembros del consejo totalmente responsables de una tarea específica.

Responsables

Gerentes de la incubadora y/o director de la incubadora.

Indicadores e Metas

• Definición del sistema de gestión de la incubadora
• Definición de los modelos de evaluación de desempeño
• Aumento del número de proyectos analizados por el consejo

Resultados

Tener un consejo de incubadora pro-activo, que ayude a definir la visión estratégica de la incubadora y conduzca adecuadamente la gestión con un enfoque en resultados, desempeño y eficacia.